Studi Kasus
University of North Georgia Mengurangi Kompleksitas Kepatuhan TI
WhatsUp Gold memungkinkan tim TI untuk melepaskan proses manual dan membuat standar baru untuk audit sambil menjadi lebih proaktif terhadap kebutuhan pengguna.
Michael Roth, insinyur sistem senior, di University of North Georgia (UNG) dengan bangga menceritakan kisahnya tentang bagaimana timnya memilih otomatisasi daripada kompleksitas IT dengan mengubah proses inventaris jaringan manual di 5 kampus sekolah.
Kebijakan Audit Baru Mengakhiri Pekerjaan Secara Manual
UNG dihadapkan dengan kebijakan dan pedoman audit negara bagian baru, termasuk yang mewajibkan audit yang intens atas semua alamat IP dan sejumlah data sistem lainnya. Michael tahu bahwa dia harus dapat dengan mudah mengumpulkan, menyimpan, dan memperbarui informasi yang ditentukan. Belum lagi memverifikasi cadangan, menjaga keamanan, dan memantau sistem PCI.
Untuk memenuhi kepatuhan, Michael dan timnya harus secara manual menginventarisasi lebih dari 500 server di dua pusat data, masing-masing menjalankan berbagai aplikasi dan bersama-sama mendukung populasi siswa 16.000. Semuanya harus diperbarui selama audit sistem semi-tahunan yang berlangsung dua atau tiga minggu sekaligus, menghabiskan waktu yang berharga.
Menyortir semua ini secara manual berarti membuang banyak waktu yang sia-sia dari siapa pun. Otomatisasi sangat dibutuhkan. Tim IT menggunakan proses pemanfaatan sumber daya buatan sendiri yang ditulis dalam VBScript. Kesalahan sering kali terjadi hanya karena tim TI tidak memiliki tampilan secara total dari jaringan mereka.
Tim bahkan harus meninjau laporan audit email secara manual setiap hari. Mereka melakukan ini untuk memverifikasi bahwa semua sistem menjalankan VBScript yang telah dijadwalkan sebelumnya yang memeriksa apakah ada ruang disk yang rendah dan proses yang tidak terdaftar. Karena VBScript dijalankan hanya setiap 30 menit, ada potensi besar untuk mengakibatkan adanya celah peringatan di antara pemeriksaan manual tersebut.
Dan dengan ribuan lebih banyak laptop dan perangkat seluler di jaringan daripada sebelumnya, jeda waktu dalam pelaporan menjadi masalah besar. Akibatnya, departemen TI tidak pernah memiliki titik pandang yang akurat dan tepat waktu di jaringan. Dengan wawasan yang buruk seperti itu, masalah kecil dapat meledak menjadi pemadaman besar sebelum tim TI menyadarinya. Tidak ada keraguan bahwa otomatisasi diperlukan.
UNG Menggunakan WhatsUp Gold Untuk Otomatisasi dan Meningkatkan Produktivitas
Untuk membantu meringankan beban pada tim IT-nya, UNG menggunakan perangkat lunak pemantauan jaringan WhatsUp Gold untuk mengotomatiskan proses audit dan mengatasi masalah jaringan sebelum terjadi keluhan. Michael menggunakan fitur SmartScan WhatsUp Gold, dipasangkan dengan durasi polling 2 menit di semua sistem. Akibatnya, sistem baru secara otomatis terdeteksi dan ditambahkan ke daftar inventaris. Informasi ditarik untuk mengotomatiskan pembuatan daftar audit inventaris yang mencakup elemen-elemen seperti nama sistem, versi OS, CPU, memori, ruang disk, alamat IP, dan banyak lagi.
“Mengotomatiskan inventaris sistem untuk kelima kampus dengan WhatsUp Gold menghasilkan banyak kegembiraan dalam tim teknik sistem kami, hingga CISO dan CIO universitas kami, terutama dengan audit IT yang akan datang.” – Michael Roth, Insinyur Sistem Senior, Universitas Georgia Utara
WhatsUp Gold Membantu Tim Untuk Migrasi ke Pemantauan IT Terpadu dan Produktif
Dengan WhatsUp Gold, tim IT UNG akhirnya bisa secara proaktif melakukan pemantauan dan peringatan sistem. Michael dan rekan-rekannya memantau jaringan secara real-time menggunakan Google Maps API dalam WhatsUp Gold yang menunjukkan kesehatan jaringan di kelima kampus secara bersamaan. Tim juga bisa mendapatkan laporan yang dihasilkan dalam waktu dua menit ketika CPU, memori, atau ambang batas ruang disk yang rendah terlampaui. Hal ini memungkinkan untuk melakukan respon cepat berdasarkan korelasi, sebelum sistem menjadi tidak responsif.
Selanjutnya, WhatsUp Gold mengekspor data sistem ke situs SharePoint yang berfungsi sebagai daftar pelacakan inventaris aset otomatis baru sekolah.
Tim IT sekolah memiliki banyak hal yang bisa dibanggakan. Proses inventaris sistem mereka menjadi standar negara bagian di antara jaringan 31 institusi Georgia. Sebuah pencapaian besar bagi tim IT mana pun.
