Studi Kasus

Rochester General Mengandalkan MOVEit Untuk Kegiatan Transfer Rekam Medis dan Memenuhi Kepatuhan HIPAA/HITECH

MOVEit memberikan visibilitas dan kontrol terpusat untuk karyawan IT rumah sakit.

Tantangan

Rumah Sakit Rochester General (RGH) adalah fasilitas perawatan dengan 528 tempat tidur yang melayani Greater Rochester, NY dan sekitarnya dengan rangkaian lengkap layanan medis. Rumah sakit ini adalah penyedia layanan kesehatan utama di bagian utara New York, dengan lebih dari 32.000 pasien rawat inap yang keluar, 100.000 kunjungan ruang gawat darurat, dan 1,1 juta kunjungan rawat jalan setiap tahun.

Departemen penagihan Rochester General perlu bertukar catatan pasien dan informasi klaim dengan lusinan perusahaan asuransi, penyedia paket kesehatan, dan organisasi pembayar lainnya sehingga rumah sakit dapat menerima pembayaran untuk layanannya.

Visi

Rochester General harus memastikan informasi mengalir dengan lancar dan aman antara server internal dan aplikasi yang berjalan di berbagai sistem pihak ketiga. Rochester General perlu bertukar catatan pasien dan informasi penagihan dengan banyak penyedia paket kesehatan, perusahaan asuransi, dan organisasi pembayar lainnya. Transfer ini harus dapat diandalkan dan mudah dilacak sehingga file tidak hilang dan menunda atau mencegah pembayaran. Mereka juga harus sangat aman untuk melindungi privasi pasien dan memastikan kepatuhan terhadap HIPAA dan peraturan lainnya.

Solusi

MOVEit memberikan visibilitas dan kontrol terpusat untuk karyawan IT rumah sakit yang bekerja di belakang layar untuk mengatur koneksi dengan organisasi pembayar dan mengelola transfer file yang terjadi. “Kami perlu mengkonsolidasikan cara standar untuk mentransfer file ke banyak sistem pembayar yang berbeda, dan MOVEit telah menjadi sumber daya yang hebat bagi kami,” kata Dylan Taft, Insinyur Sistem di Rumah Sakit Rochester General.

Dylan telah memanfaatkan kesederhanaan penggunaan dari MOVEit untuk mengatur, mengelola, dan melacak lebih dari 70 operasi transfer file yang berbeda antara server rumah sakit dan sistem yang digunakan oleh pembayar dan penyedia layanan kesehatan luar. “Kami menggunakan MOVEit untuk mengirimkan berbagai jenis file: klaim dan pengiriman, catatan pasien dari sistem medis elektronik kami, laporan yang dihasilkan sistem kami untuk praktik dokter luar, dan file lainnya. Kami dengan mudah mengirim delapan atau sembilan ratus file sehari, jadi ada banyak lalu lintas file yang terjadi disini.”

Dengan menggunakan MOVEit, Rochester General telah mampu mengkonsolidasikan transfer file antara berbagai aplikasi, platform perangkat keras dan sistem operasi. MOVEit mengunggah file dari server rumah sakit ini, mengenkripsinya, dan mengirimkannya ke sistem pihak ketiga. Contohnya termasuk sistem penagihan ClaimLogic dan SSI ClickON, sistem pembayaran Medicare/Medicaid, sistem EMR dari McKesson dan EpicCare, sistem manajemen praktik yang digunakan oleh dokter luar, dan banyak lainnya.

Mengetahui hasil transfer file dengan cepat

Salah satu fitur favorit Dylan adalah jendela status yang melacak semua aktivitas dan hasil transfer file dalam satu layar. “MOVEit memungkinkan kami untuk memusatkan semua proses tersebut di satu lokasi dan merampingkan dukungan yang kami berikan untuk klien internal kami. Di masa lalu, kami harus melihat file log untuk menentukan apakah transfer berhasil, yang bisa memakan waktu berjam-jam atau berhari-hari. MOVEit membuat pemecahan masalah menjadi sangat mudah dan memungkinkan kami untuk lebih proaktif.”

Kemampuan audit dengan mudah dan cepat

Menjaga privasi pasien selalu menjadi prioritas di Rochester General, dan manfaat lain dari MOVEit adalah kemampuan untuk mentransfer informasi pasien dengan aman—dan dapat membuktikannya. MOVEit mematuhi peraturan HIPAA dan HITECH untuk transfer aman informasi rahasia pasien dan mempertahankan jejak audit lengkap dari semua aktivitas transfer file dalam basis datanya. “Tanpa MOVEit, kami tidak akan memiliki visibilitas itu. MOVEit adalah solusi yang menyediakannya untuk kami," kata Dylan.

Menghemat waktu dan biaya setiap hari

“Kami menggunakan banyak file batch untuk mentransfer file ke pihak ketiga,” jelas Dylan. “Sebelum menggunakan MOVEit, tidak ada standar yang diikuti, pemecahan masalah menjadi lebih sulit, dan kami tidak memiliki peringatan jika transfer file gagal. Terkadang proses akan mati dan kami tidak akan tahu selama berhari-hari jika klaim atau dana hilang. Sekarang setelah menggunakan MOVEit, jika ada masalah, kami segera mengetahuinya dan dapat menindaklanjutinya.” Dylan menambahkan bahwa kurangnya visibilitas dalam transfer file juga akan membebani karyawan IT rumah sakit yang sibuk. “Jika kami tidak memiliki MOVEit, kami mungkin harus mempekerjakan satu atau dua orang tambahan hanya untuk meninjau file log setiap hari—belum lagi file yang hilang, informasi yang datang terlambat, dan dokter serta pembayar yang frustrasi.”

Memenuhi kebutuhan rumah sakit

Dylan dan timnya memilih MOVEit setelah mengevaluasinya terhadap produk transfer file terkenal lainnya. Kriteria utama termasuk solusi yang aman, memungkinkan transfer diatur dengan cepat dan mudah, menangani file besar, terintegrasi dengan berbagai platform, menyediakan jejak audit, dan mengonfirmasi bahwa file telah berhasil tiba. Setelah hati-hati mengevaluasi pilihan yang tersedia, mereka memutuskan bahwa MOVEit adalah pilihan terbaik.

“MOVEit melakukan semua yang kami butuhkan dengan biaya lebih rendah, dan juga merupakan salah satu solusi termudah untuk diterapkan. Beberapa produk lain membutuhkan pemrograman dan mempelajari bahasa skrip mereka. MOVEit bersifat drag and drop, yang membuatnya sangat mudah untuk dipelajari dan digunakan orang.”

Sejak digunakan, MOVEit telah memberikan kehandalan 24x7 yang diandalkan Rochester General untuk kesehatan finansialnya. Produk Progress tidak pernah mogok selama lebih dari satu tahun penggunaan secara berkelanjutan, melakukan tugasnya hari demi hari terlepas dari ukuran file atau koneksi jaringan.